Privacy Policy en Cookieverklaring

Het KVGO heeft deze privacy policy voor u opgesteld om u te kunnen vertellen hoe wij omgaan met de informatie, met name de persoonsgegevens, die u aan ons verstrekt. Wij vinden de beveiliging van uw persoonsgegevens belangrijk, houden ons daarom aan de relevante wetgeving waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en hebben daarom diverse maatregelen getroffen.

Dit gebeurt onder verantwoordelijkheid van:

Het KVGO

Alle vragen over privacy en gebruik van persoonsgegevens kunt u richten aan:

KVGO
Boeing Avenue 209
1119 PD Schiphol-Rijk

Voor de gegevens van het KVGO-personeel geldt een andere privacy policy: neem hiervoor contact op met onze verantwoordelijke voor P&O.

Uw persoonsgegevens kunt u op verschillende manieren met ons delen, bijvoorbeeld:

  • Via onze websites en daar aanwezige applicaties (zie verder in dit document)
  • Via e-mail
  • Via telefonisch contact
  • Tijdens een gesprek
  • Met een brief
  • Door het overhandigen/achterlaten van uw visitekaartje

Algemeen gesproken verwerken wij uw gegevens ten behoeve van:

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over het lidmaatschap en onze andere activiteiten, naar aanleiding van vragen van uw kant, en u informeren over de producten en diensten van het KVGO, waaronder het (mogelijk) sturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen, attenties en/of aanbiedingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht, bijvoorbeeld ter ondersteuning van onze bedrijfsprocessen of realisatie van evenement en/of bezorging op adres.
  • Het doorvoeren van verbeteringen in de ICT-systemen en processen van onze organisatie.

Dit doen wij op basis van uw lidmaatschap, betaalde dienstverlening of een aantoonbaar verzoek van uw kant, of ons gerechtvaardigd belang, zoals onze algemene commerciële activiteiten. In deze privacy policy geven wij u meer inzicht in de details, ook met betrekking tot onze website(s).

Wanneer wij een opdracht van onze leden of niet-leden ontvangen, zijn we de Verwerker van eventueel door die partij aan ons ter verwerking verstrekte persoonsgegevens. Deze gegevens kunnen variabel zijn en aangezien wij niet Verantwoordelijk zijn, zijn deze ook voor ons niet op voorhand te voorspellen. Deze gegevens behandelen wij zoals aan ons opgedragen door onze klant in een verwerkersovereenkomst. Indien u vragen heeft over dit soort gegevens, kunt zich het beste wenden tot de originele partij die uw gegevens vergaard heeft (de Verantwoordelijke).

Veranderingen in onze verwerkingsprocessen, websites, applicaties of manier van overleg of contact kunnen leiden tot veranderingen in onze privacy policy, die wij steeds actualiseren op onze website.

Voorbeelden van gegevens van u die wij vast (kunnen) leggen: klantgegevens (t.b.v. order- en relatiemanagement), gegevens van leveranciers en prospects

Wij registreren gegevens van de zakelijke relatie (de rechtspersoon die onze opdrachtgever is, welke in sommige gevallen een privépersoon kan zijn) én van medewerkers bij onze relatie. Wij verwerken uw gegevens omdat u ons een opdracht heeft gegund of daar (mondelinge) toestemming voor hebt gegeven, bijvoorbeeld door achterlaten van uw visitekaartje. Wij doen dit ten behoeve van de eerder genoemde algemene doelstellingen. Wij kunnen onder andere vastleggen:

  • Voor- en achternaam/ voorletter(s)
  • Titels (indien aanwezig)
  • Adres
  • Postcode
  • Plaats
  • Provincie
  • Land
  • Telefoonnummer
  • Faxnummer
  • E-mailadres
  • Website (indien aanwezig)
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • (Zakelijke) interesses
  • Werkzaam bij organisatie, moment in dienst bij de organisatie
  • Gegevens die u met ons deelt, waaronder de inhoud van de gevoerde gesprekken en mails inclusief bijlagen
  • Relevante gegevens voor de orderafhandeling, lidmaatschap en de zakelijke transactie, waaronder bankrekeningnummer, btw-nummer, kvk-nummer, controle van uw kredietwaardigheid, betaalafspraken, betaalhistorie, factureringsadres, bezorgadres. Zonder deze gegevens is het uitvoeren van onze dienstverlening en opdrachten voor u naar verwachting niet mogelijk.

Op basis van onze dienstverlening en ontvangen en verstrekte opdrachten en gemaakte overige afspraken leggen wij verdere gegevens van u vast. Wij bewaren deze gegevens minstens zo lang als wettelijk verplicht (bijvoorbeeld voor de belastingdienst 7 jaar, of langer in verband met wettelijke en contractuele aansprakelijkheid) en daarna tot u ons verzoekt deze te verwijderen omdat uit onze ervaring blijkt dat leden, klanten, leveranciers en overige relaties het wenselijk vinden dat wij over historische gegevens kunnen beschikken.

Wij bewaren in beginsel geen ‘bijzondere persoonsgegevens’ van u, tenzij noodzakelijk vanuit wetgeving of contractuele verplichtingen of u ons dat expliciet vraagt.

Wij delen uw gegevens niet met derden, tenzij noodzakelijk voor de controle van de kredietwaardigheid, uitvoering en financiële afhandeling van een opdracht (waarbij wij contactgegevens van onze leveranciers door kunnen geven aan leden en vice versa), transporteurs waar noodzakelijk of voor interne verbetering van onze processen (waaronder onze website(s) en applicaties).

Voorbeelden van gegevens die wij van u vast (kunnen) leggen vanuit onze inhoudelijke dienstverlening

 Het KVGO bedient haar leden onder andere het volgende aan:

  • Advisering over juridische aangelegenheden, onder andere arbeidsomstandigheden en milieu
  • Advisering over arbeidsvoorwaarden, waaronder functie-indeling
  • Lobbywerkzaamheden
  • Het organiseren van bijeenkomsten

Hieruit is het mogelijk dat wij persoonsgegevens vastleggen die bij de betreffende casus relevant is. Deze gegevens bewaren wij net zo lang als de overige gegevens die wij over onze relaties vastleggen.

Wij delen deze gegevens alleen met externe partijen wanneer dat strikt noodzakelijk is vanuit de uitvoering van de dienstverlening.

Gegevens inzien, aanvullen, verbeteren, afschermen of verwijderen en uw verdere rechten

Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming heeft u diverse rechten, waarover de Autoriteit Persoonsgegevens u in detail van informatie voorziet. U heeft o.a. het recht om uw persoonsgegevens in te zien, op te vragen door ons over te laten dragen, te corrigeren of te verwijderen, of uw eerder gegeven akkoord voor gebruik en verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken.

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Wij helpen u dan graag en vragen u contact met ons hierover op te nemen. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de wettelijke toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt een verzoek tot o.a. inzage, correctie of verwijdering sturen naar eerder genoemde contactinformatie. Wij zullen zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Bij een verzoek tot verwijdering bewaren wij wél die informatie waartoe wij wettelijk verplicht zijn.

Beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact op met onze contactpersoon.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer in onze actieve operationele systemen dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Dat betekent dat wij uw gegevens bewaren zolang als dit wettelijk verplicht is – meestal 7 jaar, maar mogelijk langer in verband met contractuele en wettelijke aansprakelijkheid – en/of totdat u ons verzoekt deze te verwijderen. Wanneer u ons verzoekt de gegevens te verwijderen, kunnen deze nog aanwezig zijn in back-ups. Wij hebben interne afspraken gemaakt om te voorkomen dat gegevens uit back-ups ongewenst actief worden.

Delen met anderen

Wij delen uw persoonsgegevens met anderen zoals hiervoor al beschreven. Daarnaast is het mogelijk dat uw gegevens incidenteel ingezien kunnen worden of dat wij aanvullende dienstverlening nodig hebben van externe partijen (bijvoorbeeld een systeembeheerder). Daarbij zijn dit soort partijen algemeen gezien niet Verwerker van persoonsgegevens.

  • Onze partners in zakelijke dienstverlening (ICT-leveranciers) ten behoeve van afhandeling van uw vragen, het uitvoeren, bezorgen, factureren en administreren van opdrachten, het verbeteren van de werking van de website en onze bedrijfsprocessen en het oplossen van technische problemen.
  • Bevoegd gezag, wanneer wij gesommeerd worden de gegevens te delen.

Websites

De website(s) (hierna ook ‘website’ genoemd)

  • Kvgo.nl
  • Personeelswijzer.kvgo.nl
  • Drukwerk.nl
  • Printpakt.nl
  • Marketing.kvgo.nl

vallen onder de eindverantwoordelijkheid van het KVGO.

Uw vragen over onze website en ons gebruik van persoonsgegevens kunt u stellen aan info@kvgo.nl. Met algemene vragen kunt u zich daar het beste eerst vervoegen: zij kunnen u het beste op weg helpen.

Persoonsgegevens die worden verwerkt op onze website

De genoemde websites en de ICT-dienstverleners die hierbij betrokken zijn, kunnen persoonsgegevens over u verwerken doordat u (door middel van bezoek, het plaatsen van een bestelling of registratie) gebruik maakt van de diensten die worden geboden en/of omdat u per telefoon of e-mail contact met ons opneemt over het gebruik van deze applicaties.

U dient zich ervan bewust te zijn dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy beleid van andere sites/apps die via een link op onze website(s) bereikbaar zijn.

Uw bezoek aan onze website, en uw keuze om te registreren of gegevens in te voeren, eventueel ondersteund door expliciete bestelling of een onderliggend contract is het door u gegeven akkoord dat wij uw gegevens verwerken ten behoeve van de genoemde doeleinden.

De genoemde website kan de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Technische gegevens welke uw computer en browser achterlaten wanneer zij naar onze website surfen.
  • Registratie van uw acties op onze website. Wij maken gebruik van trackers en analyse tools (dit beschrijven wij verderop in deze privacy policy)
  • Uw naam, geslacht, telefoonnummer, bedrijfsnaam, lidnummer, e-mail adres, telefoonnummer en eventuele opmerkingen (en een eventuele bijeenkomst die u wilt bijwonen) die u invoert bij gebruik van het contactformulier. Wij vragen u geen (gevoelige) persoonsgegevens achter te laten in deze opmerkingen.
  • Uw e-mailadres als u een nieuwsbrief wilt ontvangen. Hiervoor maken wij gebruik van MailChimp, een onder Privacy Shield vallende dienstverlener.
  • Accountgegevens, waaronder gebruikersnaam en wachtwoord ten behoeve van onze websites.

Wij behouden deze gegevens ten minste zolang als wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren, of totdat u verzoekt tot verwijdering, om overeenkomsten met u uit te kunnen voeren, de applicaties te kunnen beheren en verbeteren en u van de gewenste informatie te kunnen voorzien omdat uw historische gedrag ons helpt om u beter te ondersteunen en onze gebruikers hebben aangegeven dit wenselijk te vinden.

Wanneer u verder telefonisch of per e-mail contact met ons of een van onze leveranciers heeft, dan registreren wij de e-mail en overige verdere relevante informatie rondom dit contact in onze e-mail systemen, op onze netwerkmappen en/of ons klantenmanagementsysteem, waaronder in ieder geval uw naam, om uw contactmoment met ons te kunnen afhandelen. Wij behouden deze gegevens om uw vraag te kunnen beantwoorden en ten behoeve van de eerder genoemde doelstellingen, totdat u verzoekt om verwijdering.

Alle persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Economische Ruimte, of op een locatie die tenminste voldoende waarborgen biedt, zoals bijvoorbeeld door Privacy Shield. De websites maken gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Waarom wij uw gegevens nodig hebben

Wij verwerken uw (persoons)gegevens primair om u te ondersteunen bij uw verzoek via het contactformulier (waarna wij contact met u opnemen), uitvoering van opdrachten en het leveren van producten en diensten, het gebruik van websites/applicaties of wanneer u ons belt.

Daarbij kunt u zowel inhoudelijke vragen over onze activiteiten, als vragen rondom het gebruik van de website of voor het oplossen van technische problemen hierbij, aan ons stellen. Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons stuurt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij u om aanvullende gegevens wanneer die relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. Uiteraard behandelen wij de inhoudelijke gegevens die u achterlaat vertrouwelijk.

Daarnaast slaan wij relevante informatie (waaronder mogelijk ook advertenties en uw reactie op advertenties buiten de website) op met betrekking tot uw gebruik van onze website. Dit doen wij om het gebruik van de website te kunnen analyseren en voor bezoekers te verbeteren.

Onze website past zich niet aan op basis van uw bezoekgedrag.

Ook gebruiken wij uw gegevens om problemen bij gebruik van de website op te lossen en analyses te doen van het algemene klantgedrag op onze website. Wij nemen geen contact met u op op basis van analysetools en verstrekken deze analysegegevens niet aan andere partijen, anders dan genoemd in dit document.

Wij combineren de gegevens die u ons verstrekt via onze website en via e-mail, mondeling en telefonisch contact in ons klantrelatiesysteem, ten behoeve van de al genoemde doelen. Wij gebruiken deze gecombineerde gegevens niet voor andere doeleinden dan al genoemd.

Analyseren websitebezoek (en gebruik van cookies)

Deze website(s) maken gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) en analysetools.

Dit zijn:

  • Advertising: OpenX, Doubleclick
  • Analytics: Google Analytics

Deze cookies worden toegepast om de website te laten functioneren, voor marketing doeleinden en social media doeleinden en om te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. Onze website deelt deze gegevens met de genoemde organisaties, u gaat hiermee akkoord wanneer u onze website gebruikt. U kunt de wijze waarop deze organisaties met uw persoonsgegevens omgaan, nalezen bij de organisaties zelf (in hun privacy policies).

Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen, de werking van de website te verbeteren en meer gerichte relevante algemene informatie aan bezoekers aan te bieden.

De meeste browsers (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Firefox) zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren. U kunt uw browser instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige functies in deze website dan niet correct functioneren.